Regras básicas para manter sua caixa de entrada vazia

É assim que eu gosto de ter a caixa de entrada do meu e – mail: vazia, limpa e clara, muito zen. Isso me dá paz, tranquilidade, calma e satisfação. Embora isso possa parecer o contrário, eu tenho um e-mail muito ativo:

Vejo muitos e-mails todos os dias, todas as horas: Felizmente, graças ao GTD , eu sou capaz de manter a minha caixa de entrada vazia, e consigo gerenciar meus e-mails rapidamente.

Não foi sempre assim. Apesar de ser muito ordenada, veio um tempo quando não tinha tempo para ler o material e gerenciar todos os e-mails que chegam. Então eles começam a se acumular em minha caixa de entrada, esperando que algum dia terei tempo para ler todos eles… que ingenuidade da minha parte.

E se você também passa por isso, deixo algumas regras básicas que eu uso para manter a caixa de entrada do e-mail vazia… ou pelo menos tento manter.

1- Não mantenho o e-mail sempre aberto

Este é um grande erro, uma vez que vai demorar muito tempo e te distrair de qualquer outra tarefa que você está fazendo. O ideal é para abri-lo uma vez por dia, e nunca deixo para ser a primeira tarefa do dia (posso deixá-lo para as 3 tarefas mais importantes), e definir um limite de tempo.

Portanto, eu recomendo adaptar às suas circunstâncias. Você decide quantas vezes você vai verificar e-mail durante todo o dia, e cumprir o seu compromisso. Eu, como eu recebo muitos e-mails, abro apenas uma vez por dia. Meu tempo é de pelo menos 1 hora para deixar a minha caixa de entrada vazia. Isso me obriga a fazê-lo rapidamente, sem procrastinar.

2- Não use pastas para classificar centenas de e-mails

Eu usei muitas pastas utilizadas para categorizar e-mails. Isso é bom, porque isso deixa tudo muito mais organizado, mas isso realmente não é rápido nem prático. Agora eu tenho apenas algumas pastas.

Todos os buscadores e têm muito bons e-mails, especialmente se você usa o Gmail. Assim, questões e usa sugestiva certeza de encontrar qualquer e-mail que você tem no arquivo.

3- Gerenciar e-mail por e-mail, na ordem em que eles estão

Como indica o GTD na etapa de processamento, uma vez que você abrir um e-mail, tem que faze-lo desaparecer da caixa de entrada.Escolha o primeiro e-mail de sua caixa de entrada, e pergunte a si mesmo estas perguntas:

1. É um e-mail qualquer ou não está interessado? Descarte-o ou marca-lo como spam.
2. você pode responder em menos de dois minutos? Então responde, seja breve e exclua -o . Se você tiver informações a consultar, arquive.
3. É um longo e-mail que você gosta de ler? Pense um momento: é realmente muito interessante para ler? Nesse caso o arquive na pasta de “ler”. Caso contrário, exclua-o .
4. É um e-mail que requer uma ação, mas não de imediato? Então observou que a ação em coisas a fazer na lista de seu sistema GTD. Faça o mesmo se um e-mail que vai demorar mais de 2 minutos para responder. Após esta arquivos de correio ou exclua, dependendo se a informação que contém é importante. No meu caso, se para a ação que eu preciso as informações para o e-mail, eu costumo apresentar-lo previamente no “To”. Uma vez que a ação, você remover esse rótulo.
5. É um e-mail que está à espera de resposta ou precisa de acompanhamento? Nesse caso, apresentar-lo no “espera”. Marque seus lembretes sistema GTD para tais esperanças. Tire esse rótulo, uma vez que não está mais esperando por essa resposta.
6. É um e-mail que não requer nenhuma ação? Então examina a informação nele contida. É uma informação importante? Você vai precisar dele mais tarde? Não é possível encontrar essa informação em outro lugar? Nesse caso, os arquive na pasta “Arquivo”. Caso contrário, exclua -o . Eu sou muito rigorosa com este ponto. Siga este processo com cada um dos e-mails que você tem em sua caixa de entrada. Depois de adquirir o hábito, você vai deixar sua caixa de entrada livre em alguns minutos.

4- E se você tem centenas (ou milhares) de e-mails em sua caixa de entrada … por onde começar?

Quando eu tive a caixa de entrada completamente cheia, pensei, “quando estiver de folga ou férias eu vou tirar um dia para ler um por um os e-mails da caixa de entrada”. Mais uma vez a minha maldita ingenuidade ataca mais uma vez.
Passam as férias e não fiz nada sobre isso, é claro. Então, um dia, em um alguns minutos, eu fiz o seguinte:

Eu criei as minhas pastas de acordo com tema de cada e-mail.

1. Classifiquei os últimos 20 ou 30 e-mails mais recentes com o método acima.
2. Eu guardei as outras mensagens em “Diversos”, porque são muitas e parecidas. 

   Minha caixa de entrada ficou completamente vazia e limpa. Eu amei esse sentimento de “reset” digital.

   E eu comecei do zero com o meu e-mail. E estou assim até agora!