13 pequenas coisas para simplificar seu dia de trabalho

“Fazer as coisas difíceis enquanto eles são fáceis e fazer grandes coisas, enquanto eles são pequenos. A viagem de mil milhas deve começar com um único passo. ” ~ Lao Tzu

POR LEO BABAUTA .

Uma das melhores coisas que eu fiz quando eu decidi simplificar a minha vida foi o de simplificar meu dia de trabalho – pela primeira vez no meu trabalho do dia e, mais tarde, por deixar o meu trabalho do dia, no trabalho que faço agora como um escritor e empresário.

Eu eliminei a maioria das, tarefas chatas, administrativas de rotina com alguns princípios simples.

Esses dias, eu ter eliminado os não-essenciais, e pode se concentrar no que eu realmente amo: a criar.

Nem todo mundo pode fazer tais medidas drásticas para com simplicidade, mas se você tem algum controle sobre seu dia de trabalho, você pode fazer algumas pequenas coisas que irá simplificar muito as coisas.

Se você não tem controle, ou se você está pensando: “Eu não pode fazer essas coisas”, eu ia começar a perguntar por que não? É possível mudar as coisas, se não hoje, então a longo prazo? Descobri que muitas vezes eu pensei que algo não era possível (o trabalho de casa, por exemplo), mas no longo prazo, eles eram.

Você não precisa fazer todas essas coisas – escolher apenas um, e experimentá-lo. Em seguida, tente o outro e ver se funciona. Experimentar para encontrar o que funciona para você.

E desfrutar da vida de trabalho simples.

  1. Comece cedo . Indo para o trabalho cedo foi um dos meus truques favoritos – foi tranqüila, antes que os telefones e conversas e reuniões começou, e eu poderia ter um monte de trabalho feito em paz. No momento em que todo mundo estava começando, eu tinha chegado dois ou três grandes tarefas verificado fora.
  2. Limitar suas horas . É irônico, porque muitas pessoas trabalham longas horas e acho que eles estão ficando cada vez mais sendo feito e mais produtivo. Mas eles estão jogando horas bruta para o problema.Em vez disso, cortar para trás em suas horas e definir um limite – digamos 6 ou 7 horas por dia – e fazer o seu trabalho mais importante feito dentro desse limite. Se você sabe que você só está trabalhando 6 horas de hoje, você vai ter certeza de obter as tarefas importantes feito primeiro e desperdiçar menos tempo. Limites de forçá-lo a ser eficaz.
  3. Faça uma pequena lista . Faça uma longa lista de todas as tarefas que você precisa fazer … então fazer uma pequena lista de 1-3 coisas que você realmente quer para ficar pronto. Escolha de modo que, se você tem apenas essas tarefas feito, você ficaria orgulhoso do que você fez hoje. Comece com a tarefa mais importante, antes de verificar e-mail ou leitura online.
  4. Distrações lote . Quais são as suas distrações comuns? Talvez as coisas como e-mail, ler blogs, Twitter ou outra rede social? Defina um tempo para estes, de preferência no final do dia: digamos, 3-4 pm Não faça as distrações antes disso. Agrupando-os todos em um período de tempo, você se permite fazer outro trabalho em primeiro lugar, mas ainda obter em seu tempo de distração. Outra abordagem poderia ser a fazê-las por 10 minutos no final de cada hora -, mas manter a mesma limite de 10 minutos!
  5. Escrever e-mails mais curtos . Se o email ocupa muito do seu dia, a simples mudança de limitar-se a 3-4 frases por e-mail vai fazer uma grande diferença. Primeiro, ele vai drasticamente encurtar o tempo que leva para escrever ou responder a e-mails. E, segundo, que vai encurtar respostas aos seus e-mails, o que significa que você vai gastar menos tempo lendo e-mail.
  6. Reuniões limitadas . Quanto menos, melhor. Alguns altos executivos do Google acabou de fazer reuniões de 5 minutos – qualquer um que atende a essas reuniões melhor estar preparado, e concisa. Se você pode sair de reuniões e é só pegar as notas, ou encontrar uma maneira alternativa para se comunicar, ele poderia poupar-lhe horas por semana.
  7. Automatize . Quanto menos tarefas repetitivas e de rotina que você tem que fazer, quanto mais tempo você vai liberar para a criação e importante trabalho. Então automatizar sempre que possível: se as pessoas enchem as coisas eletronicamente, ou obter informações a partir do seu site, em vez de e-mail ou telefonar, ou usar um serviço que processa automaticamente os pagamentos ou navios de seu produto, e assim por diante.
  8. Eliminar a papelada . Eu costumava lidar com um monte de papelada, e mesmo assim eu sabia que era um desperdício do meu tempo. Se as empresas e organizações poderiam ter papelada preenchida eletronicamente, seria guardar um monte de papel, a cópia, arquivamento, e duplicar esforços. Sempre que possível, eliminar a papelada em favor do digital. Isto pode ser mais de um movimento de longo prazo.
  9. Limpar sua mesa . Isto pode ser feito em poucos minutos. Limpar tudo em cima da sua mesa. Apenas colocar de volta alguns itens essenciais.Tudo o resto deve ser: arquivado, dado para a pessoa apropriada, dado um lugar permanente em uma gaveta, ou lixeira / reciclado.Tomar decisões rápidas e, em seguida, voltar ao trabalho.
  10. Afaste-se . Se você pode sair de seu escritório, você pode encontrar um local tranquilo, onde você pode se concentrar no trabalho importante. Encontre um lugar onde você pode trabalhar, desligue a Internet e fazer o seu trabalho, e depois transformar a Internet de volta para que você possa enviar e-mail ou enviá-lo para o local apropriado.Trabalhar em casa é uma boa opção aqui. Quanto mais você pode fazer isso (que poderia ser uma vez por semana, ou uma hora por dia, ou metade de cada dia de trabalho), o melhor.
  11. Faça pausas para respirar . Cada 15-20 minutos, levante-se de sua mesa, e fazer uma pausa para respirar. Poderia ser simplesmente caminhar ao redor do escritório, dizendo oi para alguém, ou ainda melhor, ficando fora para obter um pouco de ar fresco. Passear, obter o seu sangue circulante, talvez massagear seu pescoço e ombros, se você sentir a tensão. Fazer algumas flexões se você quiser obter mais apto. Quando você voltar ao trabalho, lembre-se que você quer ser trabalhando, e limpar todas as distrações.
  12. Praticar um ritual foco . Cada hora ou duas, fazer um ritual refocus.Isso leva apenas um minuto ou dois. Você pode iniciá-lo, fechando o seu browser e talvez outros aplicativos abertos, e talvez até mesmo dar um passeio por um par de minutos para limpar a cabeça e obter o seu sangue circulante. Em seguida, retornar à sua lista de tarefas mais importantes e descobrir o que você precisa para realizar seguinte.Antes de verificar e-mail novamente ou voltar a ficar online, o trabalho nessa tarefa importante durante o tempo que você puder. Repita esse ritual reorientação ao longo do dia, para trazer-te de volta. Também é bom tomar algumas respirações profundas agradáveis para concentrar-se novamente sobre o presente. Mais rituais de foco .
  13. Agendar grandes blocos de tempo criativo . Nem todo mundo pode fazer isso, mas, quando possível, colocar um grande bloco de 3-4 horas em sua agenda para criar ou fazer outro trabalho importante.Faça esta vez inviolada, e não permita que reuniões ou outras coisas a ser agendada durante este tempo. Seja implacável sobre como eliminar distrações e fazer o trabalho que você ama durante estes blocos, fazer pausas de respiração quando necessário. Alegre-se com a sua criatividade.
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